Soylu Optik
Kişisel Verilerin Korunması
Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası
Soylu Optik Halittin Eren (“Soylu Optik”) olarak, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) olarak anılacaktır.
Soylu Optik, Kanun’un öngördüğü ilkeler kapsamında, kişisel verilerin işlenmesi, silinmesi, yok edilmesi, anonim hale getirilmesi, aktarılması, ilgili kişinin aydınlatılması ve veri güvenliğinin sağlanmasıyla ilgili Kanun’dan kaynaklı yükümlülüklerini yerine getirmektedir.
Kanun’a uygun bir şekilde düzenlenmiş olan işbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası kişisel verisi işlenen gerçek kişilerin (“veri sahibi”) erişimine sunulmaktadır.
Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikasının Kapsam ve Amacı
İşbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası, Soylu Optik’un;
- Kişisel verilerin toplandığı yöntemler ve hukuki sebepleri,
- Hangi kişi gruplarının kişisel verilerinin işlendiğini (Veri Sahibi Kategorizasyonu),
- Veri sahiplerinin hangi kategoride kişisel verilerinin işlendiği (Veri Kategorileri) ve örnek veri türleri,
- İlgili kişisel verilerin hangi amaçlarla kullanıldığı,
- Kişisel verilerin kimlere hangi amaçlarla aktarılabileceği,
- Kamu kurum ve kuruluşları ile resmi makamlar ile gerçekleştirilen kişisel veri paylaşımı,
- Kişisel verilerin saklanma süreleri,
- Profilleme ve segmentasyon
- Veri sahiplerinin kendi kişisel verileri üzerindeki haklarının neler olduğunu ve bu hakları nasıl kullanabileceklerini ayrıntılı olarak belirtmektedir.
Kişisel Verileri Toplama Yöntemleri ve Hukuki Sebepleri
Soylu Optik, kişisel verileri mağazalar, çağrı merkezi, Web Siteleri, sosyal medya hesapları, e-posta, posta, call center, CCTV, çerezler, fax, idari ve adli makamlardan gelen tebligatlar ve sair iletişim kanalları aracılığıyla işitsel, elektronik veya yazılı olarak, KVK Kanunu’nunda belirtilen kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak ve işbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nda belirtilen hukuki sebepler doğrultusunda toplamaktadır.
Veri Sahibi Kategorizasyonu
Soylu Optik, kişisel verilerini işlediği veri sahiplerini aşağıdaki şekilde gruplamakta olup, bu kişi gruplarının işbu politikada belirtilen süreç ve hukuki nedenler ışığında genişlemesi söz konusu olabilecektir.
- Müşteri,
- Çevrimiçi Müşteri,
- Ziyaretçi
- Çevrimiçi Ziyaretçi
- İş Çözüm Ortağı / Tedarikçi
c. Veri Kategorileri ve Örnek Veri Türleri
| No | Veri Sahibi | Veri Kategorisi | Veri Türleri |
|---|---|---|---|
| 1 | Müşteri | Kimlik Bilgisi | Ad-Soyad, Cinsiyet, TC Kimlik Numarası, TC Kimlik Bilgileri (Cüzdan seri no, aile sıra no vb.), Doğum Tarihi, Doğum Yeri, Medeni Hali, Pasaport Numarası |
| İletişim Bilgisi | Adres (ev/iş), E-posta, Telefon/ Cep Telefonu | ||
| Finansal Bilgi | Banka Hesap Bilgileri, Finansal Hareket Bilgileri, IBAN Numarası, Ödeme Bilgileri | ||
| Müşteri Bilgisi | Müşteri Numarası, Müşteri Ticari İlişki Başlangıç / Bitiş Tarihi ve Nedeni, Müşteri Talepleri, Müşteri Memnuniyet Bilgileri, Ürüne İlişkin Şikayet ve Talep Bilgileri | ||
| Özlük ve Meslek Bilgisi | Emeklilik Bilgisi, Sigorta Bilgisi, Öğrenim Durumu, Mezuniyer Bilgisi, Bağlı Bulunduğu Organizasyon | ||
| Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi | Resmi Tutanaklar ( Polis vb.), Vekaletname | ||
| Özel Nitelikli Kişisel Veri | Dioptri Bilgileri, Hastane Raporları | ||
| İşlem Güvenliği Bilgisi | Call Center Kayıtları, Kredi Kart Numarası, Kredi Kartı Son Kullanma Tarihi | ||
| Aile Bireyleri ve Yakın Bilgileri | Ad-Soyad, Yakınlık Derecesi, Meslek, Okul, Doğum Tarihi, Cep Telefonu | ||
| Diğer | Çağrı Merkezi Kayıtları, CCTV | ||
| 2 | Çevrimiçi Müşteri | Kimlik Bilgisi | Ad-Soyad, Cinsiyet, Doğum Tarihi, Doğum Yeri |
| İletişim Bilgisi | Adres(ev/iş),E-posta, Telefon / Cep Telefonu | ||
| Finansal Bilgi | Banka Hesap Bilgileri, Ödeme Bilgileri | ||
| Müşteri Bilgisi | Müşteri Numarası, Müşteri Ticari İlişki Başlangıç / Bitiş Tarihi ve Nedeni, Müşteri Talepleri, Müşteri Memnuniyet Bilgileri, Ürüne İilişkin Şikayet ve Talep Bilgileri, İnternet Sitesini Kullanım Alışkanlığı, Arama Detayları, Müşteri Talimat ve Kayıtları | ||
| Özlük ve Meslek Bİlgisi | Emeklilik Bilgisi, Sigorta Bilgisi, Öğrenim Durumu, Mezuniyet Bilgisi, Bağlı Bulunduğu Organizasyon | ||
| Pazarlama Bilgisi | Ürün Tercihleri, Memnuniyet Anket Sonuçlar | ||
| 3 | Ziyaretçi | Kimlik Bilgisi | Ad-Soyad, TC Kimlik Numarası, Pasaport Numarası |
| İletişim Bilgisi | E-posta, Telefon / Cep Telefonu | ||
| İşlem Güvenliği Bilgisi | 5651 logları | ||
| Diğer | Araç Plakası, CCTV | ||
| 4 | Çevrimiçi Ziyaretçi | İşlem Güvenliği Bilgisi | Şifre, Üye Numarası, Cep Telefonu |
| Hukuki İşlem Bilgisi | IP Adresi | ||
| 5 | İş Çözüm Ortağı / Tedrikçi | Kimlik Bilgisi | Ad-Soyad, Cinsiyet, TC Kimlik Numarası, TC Kimlik Bilgileri (Cüzdan seri no, aile sıra no bv.) Doğum Tarihi, Doğum Yeri, Medeni Hali, Meslek Kimlikleri |
| İletişim Bilgisi | Adres, E-posta, Telefon, Cep Telefonu | ||
| Finansal Bilgi | Banka Hesap Bilgileri, Finansal Hareket Bilgileri, IBAN Numarası, Ödeme Bilgileri, Teminat Mektubu Nüshaları / Fotokopileri | ||
| CV ve Meslek Bilgisi | Öğrenim Durumu, Askerlik Durumu, Sektör Bilgisi, Bağlı Olduğu Organizasyon, İşe Başlama / Bitiş Tarihi, Unvan, Sigorta Bilgileri | ||
| Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi | İmza Sirküleri, Faaliyet Bilgisi, Vekaletname | ||
| Özel Nitelikli Kişisel Veri | Sabıka Kaydı, İmza, Sağlık Bilgisi | ||
| Diğer | Araç Plakası, CCTV, Fotoğraf |
Kişisel Verilerin Hangi Amaçlarla Kullanıldığı
Kişisel veriler, Soylu Optik tarafından aşağıdaki amaçlar ile kullanılmaktadır;
• Şirket tarafından yürütülen ticari faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için ilgili iş birimleri tarafından gerekli çalışmaların yapılması ve buna bağlı iş süreçlerinin yürütülmesi
• İş Faaliyetlerinin Etkinlik/Verimlilik ve/veya Yerindelik Analizlerinin Gerçekleştirilmesi Faaliyetlerinin Planlanması ve/veya İcrası
• İş Sürekliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Planlanması ve/veya İcrası
• Lojistik Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası
• Kurumsal İletişim Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası
• Tedarik Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Planlanması ve İcrası
• Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Planlanması, Denetimi ve İcrası
• Şirket Finans ve Muhasebe İşlerinin Takibi
• Şirket Operasyon Süreçlerinin Planlanması ve İcrası
• Şirket Dışı ve İçi Eğitim Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası
• İş Ortakları ve/veya Tedarikçilerle Olan İlişkilerin Yönetimi
• Ürün ve/veya Hizmetlerin Satış Süreçlerinin Planlanması ve İcrası
• Satış Sonrası Destek Hizmetleri Aktivitelerinin Planlanması ve/veya İcrası
• Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Planlanması ve İcrası
• Müşteri Talep ve/veya Şikayetlerinin Takibi
• Ürün ve Hizmetlerin Satış ve Pazarlaması İçin Pazar Araştırması Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası
• Ürün ve/veya Hizmetlerin Pazarlama Süreçlerinin Planlanması ve İcrası
• Müşteri Memnuniyeti Aktivitelerinin Planlanması ve/veya İcrası
• Hukuk İşlerinin Takibi ve Hukuki Sorumlulukların Yerine Getirilmesi
• Şirket Faaliyetlerinin Şirket Prosedürleri ve/veya İlgili Mevzuata Uygun Olarak Yürütülmesinin Temini İçin Gerekli Operasyonel Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası
• Yetkili Kuruluşlara Mevzuattan Kaynaklı Bilgi Verilmesi
• Şirket Denetim Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası
• Şirket Yerleşkeleri ve/veya Tesislerinin Güvenliğinin Temini
• Şirket Operasyonlarının Güvenliğinin Temini
• Şirket Yerleşkelerinin ve Taşınırlarının Temini
• Şirket Demirbaşlarının ve/veya Kaynaklarının Güvenliğinin Temini
• Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması
Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği
Soylu Optik kişisel verileri yalnızca işbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nda belirtilen amaçlar doğrultusunda ve Kanun’un 8. ve 9. Maddelerine uygun olarak üçüncü kişilere ve yurtdışındaki hissedarına aktarmaktadır.
Bu kapsamda gerçekleştirilen kişisel veri aktarımları, ilgili üçüncü tarafın sunduğu güvenli ortam ve kanallar aracılığıyla gerçekleşmektedir. Üçüncü taraflardan alınan hizmetin içeriği ve kapsamına bağlı olarak; veri sahibi kişisel verilerinin aktarımına gerek olmayan tüm hallerde Pseudonymous data (takma adlı veri) kullanılarak aktarım yapılmaktadır.
Yukarıda belirttiğimiz yurt içi ve yurt dışı aktarıma konu kişisel veriler, güvenliklerini sağlayacak teknik tedbirlerin yanısıra; hukuki ilişkinin karşı tarafının veri sorumlusu veya veri işleyen olması dikkate alınarak sözleşmelerimizde yer verilen Kanun uyumlu hükümler sayesinde hukuksal olarak da korunmaktadır.
| No | Veri Sahibi | Kişiler Veriler Kiminle ve Hangi Amaçla Paylaşılıyor? |
|---|---|---|
| 1 | Müşteri Çevrimiçi Müşteri | ETK izinleri olan müşterilere ticari veya mağaza açılışı/kapanışı gibi organizasyonel konuların bildirilmesi için SMS gönderilmesi amacıyla SMS Tedarikçisi ile iletişim bilgilerinin paylaşılması; Müşteriye e-faturasının elektronik olarak gönderilmesi için e-fatura tedarikçisi ile fatura bilgilerinin paylaşılması; Müşteri talep ve şikayetlerinin çözümü amacıyla kişisel verilerin Call Center ile paylaşılması; Tüketicilerin Tüketici Hakem Heyetine başvurması durumunda savunma dilekçesi hazırlanması amacıyla kişisel verilerin avukat ile paylaşılması; Satın alınan ürünün adına teslim edileceği kişi bilgisinin kargo şirketi ile paylaşılması; Cam ve Lens gibi ürünlerin tedarik edilebilmesi amacıyla kişisel verilerin tedarikçi ile anonim olarak paylaşılması; Fiziki ve elektronik müşteri verilerinin saklanması amacıyla tedarikçiler ile paylaşılması; ve Web sitesi kullanım tercihleri ve gezinti geçmişi, segmentasyon yapılması ve Müşteri ile beğeni ve tercihleri doğrultusunda iletişime geçilmesi amacıyla üçüncü taraflarla paylaşılması gibi süreçler söz konusudur. |
| 2 | İş Çözü Ortağı/ Tedarikçi | AVM Soylu Optik mağazalarında yapılacak herhangi bir çalışma söz konusu olduğunda kimlik verilerinin AVM yönetimi ile paylaşılması; ve Fiziki ve elektronik iş çözüm ortağı / tedarikçi verilerinin saklanması amacıyla tedarikçiler ile paylaşılması gibi süreçler söz konusudur. |
Kamu Kurum ve Kuruluşları ile Resmi Makamlar ile Gerçekleştirilen Kişisel Veri Paylaşımı
| No | Veri Sahibi | Kişiler Veriler Kiminle ve Hangi Amaçla Paylaşılıyor? |
|---|---|---|
| 1 | Müşteri /Çevrimiçi Müşteri | Müşterilerin dioptri verilerinin, müşterilerin gözlük ve cam haklarından faydalandırılabilmeleri amacıyla Sosyal Güvenlik Kurumu (“SGK”) ve müşteri TBMM üyesi ise TBMM ile paylaşılması; SGK ve Sağlık Bakanlığı denetimi sırasında müşteri kişisel verilerinin SGK ile paylaşılması; Mağazada gerçekleştirilen hukuka aykırı durumların savcılık gibi ilgili resmî kurumlara bildirilmesi; ve Vergi denetimleri sırasında fatura ve tahsilat makbuzlarının Maliye Bakanlığı temsilcileri ile paylaşılması gibi süreçler söz konusudur. |
| 2 | Ziyaretçi / Çevrimiçi Ziyaretçi | Soylu Optik, işlettiği elektronik ticaret platformlarına yapılan ziyaret veya üyeliğe ilişkin kişisel veriler ve gezinme bilgileri gibi trafik bilgileri; hukuki yükümlülükler kapsamında (suçla mücadele, devlet ve kamu güvenliğinin tehdidi ve benzeri ancak bununla sınırlı olmamak üzere Soylu Optik’in yasal veya idari olarak bildirim veya bilgi verme yükümlülüğünün mevcut olduğu durumlarda) yasal olarak bu bilgileri talep etmeye yetkili olan kamu kurum ve kuruluşları ile paylaşılması; log kayıtlarının resmi kurumlar ile paylaşılması; ve kamera kayıtlarının talep edilmesi durumunda savcılık ve mahkeme gibi resmi kurumlar ile paylaşılması gibi süreçler söz konusudur. |
| 3 | İş Çözüm Ortağı / Tedarikçi | İş Çözüm Ortağı / Tedarikçiler ile gerçekleştirilen ilişkiler kapsamında açılan cari kartların Ticaret Sicil Müdürlükleri ve noter ile paylaşılması; Muhasebe tarafından yapılması gereken yasal bildirimlerin gerçekleştirilmesi amacıyla ilgili kamu kurumları ve noterler ile kişisel verilerin paylaşılması; Vergi denetimleri sırasında fatura ve tahsilat makbuzlarının Maliye Bakanlığı temsilcileri ile paylaşılması; ve Mevcut ticari ilişkiden kaynaklı ödeme yükümlülüğünün yerine getirilebilmesi amacıyla finansal verilerin banka ile paylaşılması gibi süreçler söz konusudur. |
Kişisel Verilerin Saklanma Süreleri
Soylu Optik işlediği kişisel verileri ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amacının gerektirdiği süreler boyunca Kanun ile uyumlu olarak muhafaza eder. Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhası Politikası’nda bu süreler yaklaşık olarak aşağıdaki gibidir:
| Veri Tipi | Saklama Süresi | Hukuki Dayanağı |
|---|---|---|
| Müşterilere İlişkin Kişisel Veriler | Hukuki ilişki sona erdikten itibaren 10 yıl; 6563 Kanun ve ilgili ikincil mevzuat uyarınca 3 yıl | 6563 Sayılı Kanun, 6102 Sayılı Kanun, 6098 Sayılı Kanun, 213 Sayılı Kanun, 6502 Sayılı Kanun, |
| İş Çözüm Ortağı / Tedarikçilere İlişkin Kişisel Veriler | Hukuki ilişki sona erdikten itibaren 10 yıl | 6102 Sayılı Kanun, 6098 Sayılı Kanun ve 213 Sayılı Kanun |
| İş Başvurusu Sırasında Alınan CV ve Özlük Bilgileri | 2 yıl | Geçmişte Başvuran Adaylar ile Yeni Pozisyonlar Hakkında İletişime Geçilmesi |
| Çağrı Merkezi Ses Kayıtları | 3 yıl | 6563 Sayılı Kanun ve ilgili ikincil mevzuat |
| Çevrimiçi Müşterilere İlişkin Kişisel Veriler | Hukuki ilişki sona erdikten sonra 10 yıl; 6563 Kanun ve ilgili ikincil mevzuat uyarınca 3 yıl | 6563 Sayılı Kanun, 6102 Sayılı Kanun, 6098 Sayılı Kanun, 213 Sayılı Kanun, 6502 Sayılı Kanun, |
| Potansiyel Müşterilere İlişkin Kişisel Veriler | 1 yıl | Geriye Dönük Olarak Analiz Yapılması |
| Ziyaretçilere İlişkin Kişisel Veriler (Kamera Kayıtları) | 3 ay | Güvenliğin Sağlanması |
| Çevrimiçi Ziyaretçilere İlişkin Kişisel Veriler | 2 yıl | 5651 Sayılı Kanun |
| Muhasebe ve Finansal İşlemlere İlişkin Tüm Kayıtlar | 10 yıl | 6098 Sayılı Kanun |
Veri Sahiplerinin Kişisel Verileri Üzerindeki Haklarının Neler Olduğunu ve Bu Hakları Nasıl Kullanabilecekleri
Veri sahiplerinin Kanun Madde 11 uyarınca sahip olduğu haklar aşağıda belirtilmiştir:
- Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
- KVK Kanunu 7. maddede öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
Kişisel verileriniz üzerindeki haklarınızı kullanmak amacıyla; Soylu Optik Web Sitesi’nden erişebileceğiniz “İletişim Formu”, ve Soylu Optik resmi e-mail adresi musterihizmetleri@soyluoptik.com ve resmi telefon hattı olan “+90 533 962 92 48” numarası üzerinden gerekli değişiklik, güncelleme ve/veya silme gibi işlemleri ve ilgili talepleri gerçekleştirebilirsiniz.
Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonimleştirilmesi Şartları
Soylu Optik, iş süreçleri kapsamında fiziki, elektronik, Web Sitesi, E-mail gibi kanallardan toplayarak işlediği kişisel verileri, Kanun Madde 7, 17 ve Türk Ceza Kanunu Madde 138 uyarınca ilgili kanunların öngördüğü süreler ve/veya işleme amacının gerekli kıldığı süreler boyunca saklamaktadır. Bu sürelerin sona ermesi durumunda ise Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik hükümleri ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Rehberi uyarınca silecek, yok edecek veya anonim hale getirecektir.
Soylu Optik tarafından kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini ifade etmektedir. Soylu Optik tarafından kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini ifade etmektedir.
Soylu Optik tarafından kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini ifade etmektedir.
Soylu Optik, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca hazırladığı Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhası Politikası kapsamında silme, yok etme ve anonim hale getirmeye ilişkin yöntemleri ve aldığı teknik ve idari tedbirleri ayrıntılı olarak açıklamaktadır. Bu Politika’da ayrıca Yönetmeliğin öngördüğü periyodik imhanın gerçekleştirileceği zaman aralığı 6 ay olarak belirlenmiştir.
Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nda Yapılacak Değişiklikler
Soylu Optik, işbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nda her zaman değişiklik yapabilir. Bu değişiklikler, değiştirilmiş yeni Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nın yayınlanmasıyla birlikte derhal geçerlilik kazanır. İşbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’ndaki değişikliklerden haberdar olmanız için, sizlere gerekli bilgilendirme yapılacaktır.